Saber qué es una factura electrónica y cómo funciona es imprescindible para todos los empresarios y autónomos de hoy en día, pues con el auge de la transformación digital en los negocios, la facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto será obligatoria para muchos profesionales.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Para saber qué es una factura electrónica es importante tener claro que se trata de una versión digital de la factura en papel, por lo que ambas tienen los mismos efectos legales y tienen que cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.

Cuando creamos una factura electrónica generamos un archivo digital que, al igual que cualquier factura ordinaria o “factura normal”, nos sirve como comprobante legal de una compra o venta y que podemos compartir a través de Internet.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

Una factura electrónica, como cualquier otra factura, nos sirve para documentar que una operación de compra o venta se ha realizado correctamente, dando así validez legal y fiscal a una operación comercial. Con una factura electrónica podemos documentar esta operación de forma digital, pues las facturas electrónicas se generan y transmiten electrónicamente, lo que permite a los profesionales agilizar sus procesos.

La factura electrónica es especialmente útil cuando tenemos que acreditar una operación comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administración pública, justificar un gasto de forma electrónica o compartir nuestras facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.

¿Qué dice la Ley sobre el uso de la factura electrónica?

Existen distintas normativas legales que recogen el uso de la factura electrónica, una obligatoriedad que ya existía con facturas dirigidas al sector público, aunque ha sido con los últimos cambios legislativos cuando su uso pasará a ser obligatorio en todas las operaciones entre profesionales.

Principales beneficios de utilizar la factura electrónica

La facturación electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales. Este método de emisión y recepción de facturas en formato digital ha ganado popularidad en todo el mundo debido a sus numerosos beneficios tanto para las empresas como para el medio ambiente.

 

• Eficiencia y Agilidad en los Procesos. Uno de los principales beneficios de la facturación electrónica es la eficiencia que aporta a los procesos comerciales. En lugar de depender de documentos físicos que deben ser impresos, enviados y archivados, las facturas electrónicas se generan, envían y almacenan de manera rápida y sencilla a través de plataformas especializadas. Esto reduce significativamente el tiempo y los recursos dedicados a la administración de documentos.
• Ahorro de Costos. La adopción de la facturación electrónica también conlleva un ahorro considerable en costos operativos. Al eliminar la necesidad de papel, tinta y envíos postales, las empresas pueden reducir sus gastos asociados con la impresión y distribución de facturas físicas. Además, el almacenamiento digital elimina los costos relacionados con el espacio físico necesario para archivar documentos.
• Cumplimiento Normativo y Legal. La facturación electrónica suele estar respaldada por marcos legales y normativos que garantizan su validez y autenticidad. Al adoptar este método, las empresas pueden asegurarse de cumplir con las regulaciones fiscales y comerciales vigentes, lo que evita posibles sanciones o multas asociadas con errores en la emisión de facturas.
• Reducción del Impacto Ambiental. La factura electrónica es una herramienta poderosa para la sostenibilidad ambiental. Al reducir drásticamente el consumo de papel y la emisión de gases de efecto invernadero asociados con la producción y distribución de documentos físicos, las empresas que adoptan la facturación electrónica están contribuyendo positivamente a la protección del medio ambiente.
• Mayor Seguridad y Control. La facturación electrónica proporciona un mayor nivel de seguridad en comparación con las facturas físicas. Los documentos electrónicos pueden estar protegidos con medidas de seguridad avanzadas, como cifrado y autenticación, lo que reduce el riesgo de manipulación o pérdida de información.
• Facilita la Gestión y Análisis de Datos. La digitalización de las facturas permite una fácil integración con sistemas de gestión empresarial y software contable. Esto simplifica la administración de datos financieros, facilitando la generación de informes y análisis que ayudan en la toma de decisiones estratégicas.
• Fomenta la Colaboración Empresarial. La facturación electrónica promueve una mayor colaboración entre empresas al facilitar la transmisión y recepción de documentos de manera rápida y segura. Esto agiliza la comunicación comercial y fortalece las relaciones con los socios comerciales.

Estos son solo algunos ejemplos de las ventajas que trae la facturación electrónica para empresas y profesionales. Si estás pensando en pasarte a la factura digital, no dejes de leer nuestro artículo sobre los beneficios de la facturación electrónica.

¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?

A diferencia de los tipos de factura tradicionales, las facturas electrónicas son algo más sencillas de catalogar. Para saber qué es una factura electrónica correctamente es necesario conocer los distintos formatos de factura electrónica que podemos utilizar, como la factura electrónica estructurada y la factura electrónica no estructurada.

Factura electrónica estructurada

La factura electrónica estructurada es un formato de factura electrónica que se compone de datos estructurados, un formato de documento digital que permite que las facturas sean generadas y leídas de forma automática por programas informáticos de facturación.Las facturas estructuradas son las requeridas por las administraciones públicas.

Factura electrónica no estructurada

Las facturas electrónicas no estructuradas son aquellas que no están compuestas por datos estructurados, sino por un documento normal. Normalmente son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF.

Contienen todos los datos necesarios pero se muestran en una imagen o documento plano, de forma que para procesar o trasladar los datos debe hacerse de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.

¿Por qué son importantes la firma y la factura electrónica?

Desde el 30 de noviembre de 2022 el uso de facturación electrónica se volvió una obligación para los contribuyentes en Ecuador, quienes tuvieron que adoptar este sistema para dejar atrás el uso de facturas tradicionales.

Por esta razón, y para garantizar la seguridad de los comprobantes generados bajo esta modalidad, es que el Servicio de Rentas Internas (SRI) escogió la firma electrónica como el mecanismo idóneo para respaldar estos documentos fiscales.

Actualmente, cada vez más pymes, empresas y autónomos ven en este sistema la oportunidad de gestionar de forma más fácil sus comprobantes al disminuir los errores y contribuir a que su contabilidad sea más precisa.

Elementos de una factura electrónica

Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica sólo será válida legal y comercialmente si contiene los datos obligatorios y cumple los requisitos de facturación. De momento, y hasta que se apruebe el nuevo reglamento, la mayoría de elementos de factura electrónica (excepto la firma electrónica) son los mismos que los de la factura ordinaria:

• Numeración para identificar cada factura con un número correlativo. 
• Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento. 
• Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura. 
• Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando. 
• Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos. 
• Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente. 
• Importe total, para dejar las cuentas claras. 

¿En qué casos es obligatorio utilizar la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica depende del tipo cliente, es decir, del destinatario a la que estemos facturando. En este sentido, cabe decir que no es lo mismo emitir una factura a una administración pública que facturar a una empresa o profesional del sector privado.

Cada una de las obligación relativas a la factura electrónica están regulados por una normativa distinta. Por ejemplo, desde hace años la factura electrónica en operaciones con la administración pública ya es obligatoria. Sin embargo, en las operaciones entre autónomos o empresas, la factura electrónica todavía no es obligatoria.

¿Cómo verificar la validez de un comprobante electrónico?

Para avalar la autenticidad de tus comprobantes existen distintos servicios que permiten hacer este proceso de forma rápida y sencilla, como el portal SRI en línea.

Esta herramienta gratuita sirve para que las personas naturales o jurídicas puedan consultar los comprobantes electrónicos recibidos y validar que cumplen con todos los requisitos legales, incluyendo el tipo de comprobante, Registro Único de Contribuyente (RUC) del emisor, fecha de autorización, entre otros.